Urzędowe papiery do lamusa

Szybciej, sprawniej, nowocześnie i proekologicznie - to najważniejsze cele wprowadzanego w Urzędzie Marszałkowskim  elektronicznego obiegu dokumentów. Papierowe pisma mają odchodzić do lamusa, a petent będzie mógł sprawdzać, jak załatwiana jest jego sprawa. 

Elektroniczny System Obiegu Dokumentów (ESOD) służy do przesyłania pism w wersji elektronicznej pomiędzy oddziałami oraz poszczególnymi pracownikami urzędu. - Wszystkie dokumenty, które są dostarczane do urzędu w wersji papierowej, są także wprowadzane do systemu. W ten sposób czas przekazywania pisma z departamentu do departamentu skraca się do ułamka sekundy – tłumaczy rzecznika Urzędu Marszałkowskiego Marta Milewska.

System pomaga również w organizacji pracy. Powiadamia urzędnika o terminach załatwienia danych pism i spraw, a za pomocą odpowiednich znaczników, przypomina ile czasu pozostało do ostatecznego zakończenia sprawy. ESOD umożliwia także dyrekcji bieżące monitorowanie pracy urzędników. - Doskonale widać bowiem, kto aktualnie zajmuje się daną sprawą i na jakim etapie realizacji się ona znajduje – podkreśla Milewska.

Jeszcze w pierwszej połowie tego roku system umożliwi interesantom monitorowanie losu ich pisma w urzędzie. Będzie to możliwe za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej. - Znając numer sprawy i potwierdzając swoją tożsamość, interesant będzie miał możliwość dowiedzieć się na jakim etapie realizacji jest jego sprawa. Wszelkie szczegóły i wskazówki, jak korzystać z tej możliwości, zostaną zamieszczone na stronie internetowej urzędu: www.mazovia.pl

System zapewnia poufność. Każdy z pracowników ma dostęp tylko do tych dokumentów, do których posiada uprawnienia.

Proces wdrażania systemu rozpoczął się w październiku 2007 roku. Jako pierwsi do nowych rozwiązań przyzwyczajali się pracownicy Departamentu Organizacji i Nadzoru. Stopniowo do systemu wdrażane były kolejne departamenty. Obecnie system funkcjonuje już w większości z nich.